人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起着憑證、依據和參考的作用，在個人轉正定級、職稱申報、辦理養老保險以及開具考研等相關證明時，都需要使用檔案。
個人檔案存放：畢業後人事檔案怎麼辦？個人檔案有什麼用
真正能證明你學習經歷的就是你的檔案。檔案裏面有你各個時期的學籍卡、成績單、各方面的評語、獲獎證明、還有你的黨團材料。這些都是原始材料，不可複製。檔案雖然“光輝不再”，但並不等於是隨處可丟棄的“雞肋”，應屆生應關心自己的檔案，免得未來不必要的麻煩。
檔案與工齡：
◆很多大學畢業生找到工作後，沒有及時辦理參加工作手續，工作幾年後仍然是學生身份，從而影響了自己的轉正定級，也影響到工齡和退休金的計算。
檔案與福利：
◆畢業生在個人辦理養老保險、繼續深造(如出國、考研)、考公務員等事關個人切身利益的問題時，都要用到檔案。
檔案與因公出國政審：
◆因公出國政審也必定要依據人事檔案進行政治審查，如果檔案材料不全，政審機構就會拒絕審查。
補辦檔案與原始材料：
◆雖然現在有的單位可以補辦新檔案，但以前的經歷、工資、職稱等歷史原始材料將不復存在，勢必造成一定損失。
應屆畢業生檔案辦理示意圖：
【存檔：畢業未就業學生】
國家對於畢業未就業的大學生的檔案，一般採取三種方法：
一、把檔案轉至生源地，由所在地級市的人事局接收。
★適合對象：比較適合準備在生源地範圍內就業的畢業生和暫時不想就業的畢業生。
★優點：在生源地就業後辦理手續簡單方便。
★缺點：兩年內如離開生源地就業，需重新辦理改派手續。
二、把檔案留在學校。
2002年國家下發文件，允許畢業時尚未落實單位的畢業生户口、檔案留校兩年。待落實工作單位後，將户籍和檔案遷至工作單位所在地，申請檔案留校超過兩年仍未落實工作的，學校將其檔案和户口遷回生源地，學校不再為其發放就業報到證。
★適合對象：適合有就業願望但尚未就業的畢業生。
★優點：學校誠信度較高，代為保管户口關係和檔案不收取額外費用。
★缺點：畢業生檔案留校只是延長了擇業期，與學校沒有人事隸屬關係，涉及人事關係的證明都不能出具。
三、把檔案轉至就業代理或人才交流中心。
★適合對象：比較適合創業、靈活就業的畢業生。
★優點：易於畢業生解決一些實際問題。
★缺點：由於畢業生與指導中心交流相對少，容易造成信息不暢。
【存檔：已就業學生】
已就業畢業生的檔案存放一般有兩種方式：
一、把檔案轉至有人事管理權的單位。
1、在沒有搞清楚用人單位是否具有人事主管權之前，不要把檔案轉入這個單位，應該把檔案轉遞到這個單位所在地的人才交流中心去。個別沒有檔案管理權的單位會把學生的檔案弄丟了或是扣住不放。
2、要詢問清楚用人單位的性質。國家機關、國有事業單位、國有企業，他們或他們的主管單位是有人事管理權的，可以接收檔案。其它各類非公企事業單位、各類民營機構是無人事管理權的，要通過人才交流中心來接收學生，學生的檔案要放到人才中心去。
二、把檔案轉至單位所在地的人才服務中心。
如果接收你的單位不具備檔案管理權，那麼你的檔案就應該“落户”於單位所在地的人才服務中心。這種方式通常需要收取一定費用，一般每年三四百左右。
1、人才服務機構是什麼性質的機構？在編制上，它屬於事業單位，在運行上，則實行企業化管理。但實際上，它履行着部分行政職能，提供的“服務”具有明顯的行政屬性。這種“半官半商”、“亦官亦商”，在“官”與“商”之中左右逢源，模稜兩可。不少地方人才中心的負責人堅持：“補齊代管費用及相關手續後，再提供人事服務”。
2、檔案的轉遞是有規定程序的，在離開學校之前最好弄清楚你的檔案在什麼時間被轉到哪個地方去了。在現階段，主管學生分配的單位沒有統一，有人事局、人才交流中心、教育局、專門的分配辦等，而且檔案轉進轉出比較麻煩，最好一步到位。
