訂書機的結構分10部分，包括推動器、銷子、託板、變形器、鉚釘、壓形器、底座、彈簧、彈片、定位軸。訂書機內部有一個連桿傳動結構起到裝書釘時自動彈回推動器的功能，在裝好書釘合上手柄時又自動使推動器工作，頂住書釘。
訂書機的工作原理是在人手用力按壓訂書機端蓋時，頂子、針及卡具會繞連接銷轉動，隨着人手力量的持續施加，頂子會轉動到脱離其自然狀態，此時頂子會繞連接銷上下做略大於一個針高的近似上下運動、端蓋彈簧壓縮、彈片壓縮，隨之會帶動針的向下運動，在運動一定距離後針會接觸到需要裝訂的物體並在人力的作用下穿過物體，針在穿過物體後會碰到模具，針頭彎曲，從而實現針與物之間的穿透裝訂。
